Trik membuat SKL (Surat Keterangan Lulus) dengan datasource dari Ms. Excel

Sedikit sharing untuk teman – teman yang sedang menyiapkan SKL (Surat Keterangan Lulus), dan sudah memiliki data nilai  dalam format EXCEL seperti contoh dibawah ini :

file tersebut kemudian dijadikan  datasource  mail merge di ms. Word,  dengan cara  memilih datasource pilihannya  use exiting list,tetapi nantinya teman2 akan jumpai permasalahan, yaitu  ketika data tersebut di tampilkan di Form  Ms. Word, tampilan field yang berisi angka, maka desimal dibelakang koma menjadi tidak beraturan, malah sampai sangat panjang sekali (16 digit), seperti dibawah ini.

 

Untuk mengatasi permasalahan tersebut diatas lakukan langkah – langkah sebagai berikut :

1. Pada  Ms. Word lakukan pengaturan > Klik office button>klik word option>klik tab advanced> scroll kebawah
2. Pada bagian general>ceklis pada “confirm file format conversion on open”
3. Ok.

Sekarang kita coba lagi menampilkan datanya.

Klik Mailing>klik Select recipients>pilih Data source > pilih file Data source (file excelnya) > klik open

 

Muncul tampilan sebagai berikut :

 

Ceklis show all.

Tampil list pilihan open data source> pilihlah “Ms. Excel Worksheet Via DDE”.

Klik Ok.

Tampilan akhirnya, angka muncul akan sama persis dengan yang terketik d datasource Ms. Excel.

 

 

Tambahan Trik :

Trik 1 : Untuk membuat nomor peserta  secara cepat.

untuk membuat nomor urut peserta seperti di atas, tidak bisa langsung main copy dengan cara tarik kebawah, karena nomor urut tersebut unik. Uniknya kenapa ?,  karena pada kode tersebut ada yang urut dari 001, 002, ,,dst, sampai sebanyak jumlah siswa, dan di digit paling kanan,  ada lagi kode yang urutnya malah terbalik dari 9,8,7,6,5,4,3, sampai 2, balik lagi 9,8,7,6,5,4,3, sampai 2.

Nah bingungkan cara buatnya ?

tidak usah galau, untuk membuat nomor tersebut secara cepat, siapkan 3 kolom pendukung sebagai berikut.

kolom pertama buat kode peserta yang bisa dicopy dengan cara diseret kebawah sebanyak jumlah data (jumlah siswa).  kolom kedua buat tanda strip (“-“) copy sebanyak jumlah data, dan pada kolom ketiga isi dengan digit urut terbalik dari 9 s.d 2. Berulang – berulang.

Supaya data tersebut menjadi satu kolom, buat rumus penghubung dengan menggunakan tanda “&” contohnya  =A1&B1&C1 (artinya Isi kolom A gabung dengan isi kolom B dan  gabung lagi dengan isi kolom C).

Supaya rumusnya hilang, klik kanan hasil tersebut– klik copy,  klik kanan lagi tempatkan hasil copy–an di tempat semula – klik paste spesial > pilih values.

Hapus kolom pendukung (kolom A, B dan C).

Selesai.

Trik 2 : Cara mengubah nilai puluhan ke satuan
Contoh nilai dalam bentuk puluhan seperti dibawah ini (contohnya sedikit saja agar memudahkan untuk pemahaman, padahal  klu data aslinya mm.. sampai puluhan kolom).

Copy-kan semua judul kolom yang memuat nama mata pelajaran  kesebelah, sebenarnya tanpa mengcopy pun kita bisa mengerjakannya langsung, tapi takutnya ntar salah - salah dalam peletakan hasil paste-nya, sehinggal alangkah lebih baiknya judul kolomnya di copy-kan dulu,contoh dibawah ini,  nilai semester 3 dalam bentuk puluhan mau di jadikan bentuk satuan, untuk membedakan antara nilai puluhan dengan satuan, maka warna judul kolomnya saya bedakan.

Setelah itu barulah ditulis rumus di cell yang paling atas, rumusnya adalah rumus pembagian biasa seperti berikut ini =E2/10 (E2 adalah alamat cell nilai Bahasa indonesia semester 3  yang akan dibagi 10). setelah dapat hasilnya, nilai puluhan semula : 86,50 menjadi nilai satuan : 8,65

untuk nilai yang lain tinggal copy saja,  dengan cara tarik kebawah sebanyak jumlah baris data, setelah itu barulah ditarik kesamping.

tinggal selangkah lagi, setelah nilai dengan besaran satuan didapat, supaya datanya tidak berupa data rumus / formula lagi, maka semua data hasil rumus di blok, kemudian klik kanan copy,  kemudian paste kan di tempat semula, kliklah paste spesial 

ceklis lah pada pilihan paste tipe values, untuk mengambil nilainya saja tanpa mengcopy rumusnya.

hasil akhirnya adalah kita memiliki 2 buah jenis data nilai, puluhan dan satuan, kalau misalnya yang puluhannya masih kita pergunakan, tinggal kita simpan saja, tetapi apabila tidak diperlukan lagi, ya kita tinggal delete column.